หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities):
1. การบริหารจัดการตารางงานและนัดหมาย:
o จัดทำ วางแผน และบริหารจัดการตารางนัดหมาย การประชุม และการเดินทางของกรรมการผู้จัดการอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ
o แจ้งเตือนกำหนดการต่างๆ และจัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องล่วงหน้า
o ประสานงานกับบุคคลทั้งภายในและภายนอกเพื่อยืนยันนัดหมายต่างๆ
2. การสนับสนุนการประชุม:
o จัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม วาระการประชุม (Agenda) รายงาน และ Presentation (เช่น PowerPoint) สำหรับการประชุมต่างๆ
o อำนวยความสะดวกในการจัดการประชุม เช่น การจองห้องประชุม การจัดเตรียมอุปกรณ์
o จดบันทึกรายงานการประชุม (Minutes of Meeting) และติดตามผลการดำเนินงานตามมติที่ประชุม (Follow-up on action items)
3. การจัดการเอกสารและการสื่อสาร:
o ร่าง โต้ตอบ จัดพิมพ์ และจัดเก็บเอกสารสำคัญต่างๆ เช่น จดหมาย บันทึกข้อความ รายงาน ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ อย่างเป็นระบบและรักษาความลับได้ดีเยี่ยม
o คัดกรองและจัดการการติดต่อสื่อสารที่เข้ามายังกรรมการผู้จัดการ ทั้งโทรศัพท์ อีเมล และจดหมาย
o เป็นศูนย์กลางในการรับและกระจายข้อมูลข่าวสารที่สำคัญจากกรรมการผู้จัดการไปยังผู้ที่เกี่ยวข้อง
4. การประสานงานและสนับสนุนทั่วไป:
o เป็นผู้แทนในการติดต่อประสานงานกับหน่วยงานต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กรตามที่ได้รับมอบหมาย
o ดำเนินการและประสานงานทั่วไปในสำนักงานกรรมการผู้จัดการ เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย
o สามารถแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าเล็กๆ น้อยๆ และตัดสินใจในขอบเขตงานที่รับผิดชอบได้อย่างเหมาะสม
o จัดการดูแลเรื่องการเบิกค่าใช้จ่ายต่างๆ ของกรรมการผู้จัดการ (ถ้ามี)
o สนับสนุนการดำเนินงานโครงการพิเศษต่างๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการผู้จัดการ
5. ทักษะและความสามารถเพิ่มเติม:
o สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้ในระดับดี ทั้งการฟัง พูด อ่าน และเขียน เพื่อใช้ในการติดต่อประสานงานและจัดทำเอกสาร
o มีความสามารถในการเรียนรู้งานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว และปรับตัวเข้ากับสถานการณ์และบุคคลต่างๆ ได้ดี
o มีความคิดริเริ่มในการทำงาน และสามารถทำงานเชิงรุกได้ (Proactive)
o สามารถทำงานภายใต้แรงกดดันและบริหารจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
o รักษาความลับขององค์กรและข้อมูลส่วนตัวของกรรมการผู้จัดการได้อย่างเคร่งครัด
6. งานอื่นๆ:
o ปฏิบัติงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมายจากกรรมการผู้จัดการ