วัตถุประสงค์ของตำแหน่ง
รับผิดชอบการบริหารจัดการและบำรุงรักษาอาคารสถานที่, ทรัพย์สิน, อุปกรณ์สำนักงาน, ยานพาหนะ, และการบริการสนับสนุนต่างๆ ของบริษัทฯ ให้มีความพร้อมใช้งานสูงสุด ปลอดภัย ได้มาตรฐาน และเป็นไปตามกฎระเบียบข้อบังคับที่เกี่ยวข้อง เพื่อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพ รวมถึงการปฏิบัติตามแนวทางการควบคุมภายในที่เข้มงวดอันเป็นปัจจัยสำคัญในการเตรียมความพร้อมเพื่อการเข้าจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ (IPO).
หน้าที่และความรับผิดชอบหลัก:
1. การบริหารจัดการอาคารสถานที่และสภาพแวดล้อม
- วางแผน, ประสานงาน, และกำกับดูแลการบำรุงรักษาเชิงป้องกันและการซ่อมแซมอาคาร, โครงสร้างพื้นฐาน, ระบบสาธารณูปโภค (ไฟฟ้า, น้ำ, แอร์) และภูมิทัศน์ เพื่อให้มั่นใจในความปลอดภัยและประสิทธิภาพการทำงาน.
- ตรวจสอบและประเมินสภาพของพื้นที่ทำงานต่างๆ รวมถึงห้องประชุมและส่วนกลาง เพื่อให้พร้อมใช้งานและรักษาความสะอาดเรียบร้อยอยู่เสมอ.
- บริหารจัดการงานทำความสะอาดและงานแม่บ้าน รวมถึงการสุ่มตรวจสอบและประเมินผลการปฏิบัติงานตามแผนที่กำหนด.
2. การจัดการทรัพย์สินและอุปกรณ์สำนักงาน
- ควบคุมการเบิกจ่ายและบริหารจัดการวัสดุอุปกรณ์สำนักงานและวัสดุสิ้นเปลืองให้เพียงพอต่อความต้องการและมีการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ.
- จัดทำและตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายต่างๆ เช่น "ใบเบิกอุปกรณ์สำนักงาน/วัสดุต่างๆ" ให้ได้รับการอนุมัติและบันทึกอย่างถูกต้อง.
- ดำเนินการตรวจนับวัสดุอุปกรณ์สำนักงานคงเหลือประจำเดือนและกระทบยอดกับทะเบียนคุม พร้อมจัดทำรายงาน "สรุปการตรวจนับวัสดุอุปกรณ์สำนักงาน/วัสดุต่างๆ".
3. การบริหารจัดการยานพาหนะส่วนกลาง
- ควบคุมการใช้รถส่วนกลางของบริษัทฯ อย่างรัดกุม เพื่อให้เกิดการใช้ทรัพยากรอย่างเหมาะสมและควบคุมค่าใช้จ่ายได้อย่างมีประสิทธิภาพ.
- จัดทำและติดตาม "แผนการตรวจเช็คซ่อมบำรุงรถส่วนกลาง" และประสานงานการนำรถเข้าตรวจสภาพและซ่อมบำรุง.
- ตรวจสอบความถูกต้องของการใช้น้ำมัน Fleet Card โดยเปรียบเทียบจาก "รายงานการใช้ Fleet Card" และ "บิลค่าน้ำมัน (Slip)".
- รับผิดชอบการติดตามและดำเนินการต่ออายุกรมธรรม์ประกันภัย, พรบ., และภาษีรถยนต์ให้ถูกต้องและทันเวลาตามกฎหมายกำหนด.
4. การจัดการเอกสารและการสื่อสาร
- ควบคุมการรับ-ส่งเอกสารและพัสดุทั้งภายในและภายนอก เพื่อป้องกันการสูญหายและสามารถตรวจสอบสถานะได้.
- บันทึกข้อมูลการรับเข้าและส่งออกเอกสาร/พัสดุในทะเบียนคุมที่เกี่ยวข้องอย่างสม่ำเสมอ.
5. การบริหารจัดการผู้ให้บริการภายนอก (Outsource Services)
- ประสานงานและกำกับดูแลการปฏิบัติงานของพนักงานรักษาความปลอดภัย (รปภ.) และผู้ให้บริการทำความสะอาดภายนอก (Outsource) ให้เป็นไปตามสัญญาและมาตรฐานที่กำหนด.
- ตรวจสอบความถูกต้องของใบแจ้งหนี้ค่าบริการต่างๆ จากผู้ให้บริการภายนอก และประสานงานกับหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง.
6. การจัดทำรายงานและการวิเคราะห์ข้อมูล
- จัดทำรายงานสรุปผลการปฏิบัติงานประจำเดือนด้านธุรการและอาคารสถานที่ เพื่อนำเสนอผู้บริหาร.
- สนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลและสรุปค่าใช้จ่ายส่วนกลางแยกรายแผนก เพื่อการบริหารงบประมาณอย่างมีประสิทธิภาพ.
Solar D Corporation Co., Ltd.
